一篇條理清晰、表述精準的文秘文稿，不僅能高效傳達信息、協(xié)調(diào)工作，更能彰顯企業(yè)的專業(yè)形象與管理水平。對于文秘工作者而言，扎實掌握文秘寫作基礎(chǔ)知識，是履行職責(zé)、發(fā)揮效能的關(guān)鍵所在。接下來，本文將詳細闡述文秘寫作的核心基礎(chǔ)知識，為大家呈現(xiàn)不同類型文秘文稿的寫作要點與風(fēng)格。
文秘寫作基礎(chǔ)知識
（一）文種特點
通知：具有傳達性、告知性、普適性。用于發(fā)布法規(guī)、傳達上級指示、部署工作、告知事項等，是使用頻率極高的文種。其語言簡潔明了，要求受文對象知曉并執(zhí)行相關(guān)內(nèi)容。
報告：側(cè)重于匯報工作進展、反映情況、提出建議。內(nèi)容真實、具體，具有較強的陳述性，是上級了解下級工作動態(tài)的重要途徑。
請示：用于向上級請求指示、批準事項。具有請求性、單一性（一文一事）、預(yù)先性（事前請示）的特點，語言謙遜、規(guī)范。
函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。行文靈活，語言禮貌、得體，注重平等溝通。
會議紀要：是對會議主要內(nèi)容、決議事項的記錄與整理。具有紀實性、概括性、指導(dǎo)性，能有效傳達會議精神，為后續(xù)工作提供依據(jù)。
（二）結(jié)構(gòu)布局
標題：應(yīng)準確概括文稿核心內(nèi)容，簡潔醒目。通知、報告、請示等文種多采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”的完全式標題，如“[公司名稱]關(guān)于召開年度總結(jié)會議的通知”；函的標題較為靈活，可根據(jù)具體情況選擇“事由+文種”等形式。
正文：一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。開頭部分引出主題，說明發(fā)文緣由；主體部分詳細闡述具體內(nèi)容，如通知的事項、報告的工作詳情、請示的問題等；結(jié)尾部分根據(jù)文種不同，有不同表述，通知常用“特此通知”等結(jié)束語，請示則用“妥否，請批示”等請求性語句。
落款：包括發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期一般用阿拉伯?dāng)?shù)字標注。
（三）語言要求
準確：用詞精準，避免歧義。數(shù)據(jù)、事實等表述要真實可靠，語法、標點使用規(guī)范。
簡潔：言簡意賅，去除冗余信息，用最精煉的語言表達核心內(nèi)容。
莊重：使用規(guī)范的書面語言，避免口語化、隨意化表達，體現(xiàn)文稿的嚴肅性與權(quán)威性。
得體：根據(jù)不同文種、受文對象，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z言風(fēng)格。如請示對上級要尊重，函與不相隸屬機關(guān)溝通要禮貌。
范文一：通知
[公司名稱]關(guān)于端午節(jié)放假的通知
公司各部門：
根據(jù)國家法定節(jié)假日規(guī)定，并結(jié)合公司實際情況，現(xiàn)將端午節(jié)放假安排通知如下：
端午節(jié)放假時間為[具體日期]至[具體日期]，共[X]天。[具體上班日期]正常上班。
請各部門提前做好工作安排，妥善處理好放假前各項工作，確保工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。放假期間，請大家注意個人安全，度過一個愉快、祥和的節(jié)日。
特此通知。
[公司名稱]
[成文日期]
范文二：報告
[項目名稱]進展情況報告
尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：
為了讓您及時了解[項目名稱]的推進情況，現(xiàn)將該項目截至[報告日期]的進展情況匯報如下：
一、項目目標
本項目旨在[闡述項目核心目標，如開發(fā)一款新型軟件，提高公司市場占有率等]。
二、項目進展
第一階段：已按計劃完成市場調(diào)研與需求分析，收集了[X]份有效市場數(shù)據(jù)，明確了目標客戶群體的核心需求。
第二階段：目前產(chǎn)品設(shè)計與開發(fā)工作正在穩(wěn)步推進，已完成[X]%的功能模塊開發(fā)，預(yù)計在[預(yù)計完成日期]前完成全部功能開發(fā)。
三、存在問題
在開發(fā)過程中，遇到了技術(shù)難題，導(dǎo)致部分功能開發(fā)進度稍有延遲。技術(shù)團隊正在全力攻關(guān)，預(yù)計在[解決問題日期]前解決該問題。
四、下一步計劃
繼續(xù)推進產(chǎn)品開發(fā)與測試工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量。
同步開展市場推廣方案制定，為產(chǎn)品上線做好準備。
綜上所述，[項目名稱]整體進展順利，雖遇到一些挑戰(zhàn)，但團隊有信心按時完成項目目標。
[匯報部門]
[報告日期]
范文三：請示
關(guān)于購置辦公設(shè)備的請示
尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：
隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，現(xiàn)有辦公設(shè)備已無法滿足日常工作需求。目前，部分電腦運行速度緩慢，打印機頻繁出現(xiàn)故障，嚴重影響了工作效率。
為提升工作效率，保障各項工作的順利開展，現(xiàn)申請購置一批新的辦公設(shè)備，包括[X]臺電腦、[X]臺打印機，預(yù)計總費用為[X]元。購置資金擬從公司辦公經(jīng)費中支出。
妥否，請批示。
[申請部門]
[申請日期]
范文四：函
關(guān)于合作舉辦活動的商洽函
[對方公司名稱]：
您好！
我司[公司名稱]一直致力于[公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域]，在行業(yè)內(nèi)具有一定影響力。近期，我司計劃舉辦一場[活動名稱]，旨在[闡述活動目的，如促進業(yè)內(nèi)交流、推廣新產(chǎn)品等]。
經(jīng)研究，貴司在[相關(guān)領(lǐng)域]經(jīng)驗豐富，成果顯著。我司誠摯希望能與貴司合作舉辦此次活動，共同整合資源，提升活動影響力。
若貴司有意向合作，煩請在[回復(fù)日期]前回復(fù)此函，并與我司[聯(lián)系人姓名]（聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]）進一步溝通合作細節(jié)。
期待貴司的積極回應(yīng)。
[公司名稱]
[發(fā)函日期]
范文五：會議紀要
[會議名稱]會議紀要
一、會議基本信息
會議時間：[具體時間]
會議地點：[詳細地點]
參會人員：[參會人員名單]
二、會議主要內(nèi)容
工作匯報：各部門負責(zé)人依次匯報了近期工作進展。市場部介紹了新市場拓展情況，已與[X]家潛在客戶達成初步合作意向；研發(fā)部匯報了新產(chǎn)品研發(fā)進度，預(yù)計提前[X]天完成研發(fā)。
問題討論：針對當(dāng)前公司面臨的成本上升問題，與會人員進行了深入討論。一致認為需優(yōu)化采購流程，加強內(nèi)部成本管控。
決策事項：
同意市場部制定的下一階段市場推廣計劃，加大在[重點區(qū)域]的推廣力度。
要求研發(fā)部在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，加快新產(chǎn)品研發(fā)進度。
責(zé)成財務(wù)部牽頭，各部門配合，制定詳細的成本控制方案，于[提交日期]前提交公司審核。
三、會議總結(jié)
本次會議全面梳理了公司近期工作，明確了下一階段工作重點與方向。各部門需嚴格按照會議決策，積極落實各項工作，確保公司業(yè)務(wù)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
[記錄人姓名]
[記錄日期]
通過對這些文秘寫作基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)以及范文的研讀，希望文秘工作者能不斷提升寫作能力，創(chuàng)作出更優(yōu)質(zhì)、高效的文秘文稿，為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。
